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会计新手怎样进行错账查找与更正工作

2015-02-04 11:13来源:中国会计网打印订阅
[导读]在对账过程中,可能发生各种各样的差错。产生差错的原因可能是重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反,从而影响会计信息的正确性。

  在对账过程中,可能发生各种各样的差错。产生差错的原因可能是重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反,从而影响会计信息的正确性。如发现差错,会计人员应及时查找并予以更正。

  业务要点

  常见的差错查找方法有以下几种。

  1、差数法

  差数法是按照错账的差数查找错账的方法。例如,会计凭证上记录的是:

  借:应交税费——营业税5 250

  一城市维护建设税367、 5

  一个人所得税500

  其他应交款——教育费附加157.5

  贷:银行存款 6 275

  若会计人员在记账时漏记了城市维护建设税367.5元,那么在进行应交税费总账和明细账核对时,就会出现总账借方余额比明细账借方余额多367.5元的现象。对于类似的差错,应由会计人员通过回忆相关金额的记账凭证进行查找。

  2、尾数法

  对于发生的角、分上的差错,可以只查找小数部分,以提高查错的效率。例如,只差0.06元,则只需看一下尾数有“0.06”的金额,看是否已将其登记入账。

  3、除2法

  当账账、账证或账实不符,且差数为偶数时,应首先检查记账方向是否发生错误。在记账时,有时由于会计人员的疏忽,错将借方金额登记到贷方或将贷方金额登记到了借方,这必然会出现一方合计数增多,而另一方合计数减少的情况,其差额恰是记错方向数字的l倍且差数是偶数。对于这种错误的检查,可用差错数除以2,得出的商数就是账中记账方向的反方向数字,然后再到账目中去寻找差错的数字就有了一定的目标。

  例如,会计凭证上记录的是:

  借:其他应收款——总务科500

  贷:库存现金500

  登记明细账时,会计人员错把其他应收款登记入贷方,总账与明细账核对时,就会出现总账借方余额大于明细账借方余额1000 000元除以2,正好是贷方记错的500元。

  4、除9法

  除9法是指用对账差额除以9来查找差错的一种方法,主要适用于以下两种错误的查找。

  (1)数字错位

  在查找错误时,如果差错的数额较大,就应该检查一下是否存记账时发生了数字错位。在登记账目时,会计人员有时会把位数看错,把十位看成百位数,把百位数看成下一位数,即把小数看大了;也可能把百位数看成十位数,把千位数看成百位数,即把大数看小了。这种情况下,差错数额一般比较大,可以用除9法进行检查。例如,将70元看成了700元并登记入,此时存对账时就会出现余额差700 - 70=630(元),用630元除以9,商为70元,70元就是应该记录的正确的数额。又如收入现金800元,误记为80元,对账结果会出现800 - 80=720(元差值,用720元除以9,商为80元,商数即为差错数。

  (2)相邻数字颠倒错误的查找

  在记账时,有时易将相邻的两两位或三位数的数字登记颠倒了,如将86记成了68,将315 记成了513,它们的差值分别是18和198,都可以被9整除,这样知道错误问题之后,进一步判断错在哪一笔业务上就可以了。

  如果用上述方法检查均未发现错误,而对账结果又确实不符,还可以采用顺查、逆查、抽查等方法检查是否有漏记和重记等现象。顺查是指按账务处理的顺序,从凭证开始到账簿记录止从头到尾进行普遍核对。逆合法是指与账务处理顺序相反,从尾到头的检查方法。抽查法是指抽取账簿记录中某些局部进行检查的方法。

  应用实务

  如果发现账簿记隶有错误,应按规定的方法进行更正,不得涂改、挖补或用化学试剂消除字迹。错账的更正方法有以下三种。

  1、划线更正

  划线更正义称红线更正。如果发现账簿记录有错误,而其所依据的记账凭证没有错误,即纯属记账时文字或数字的笔误,应采用划线更正的方法进行更正。更正的方法如下。

  (l)将错误的文字或数字划一条红色横线注销,但必须使原有字迹仍可辨认,以备查找。

  (2)在划线的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置,并由更正人员在更正处盖章,以明确责任。

  2、红字更正

  红字更正又称红字冲销。在会计上,以红字记录表明对原记录的冲减。红字更正适用于以下两种情况。

  (1)根据记账凭证所记录的内容记账以后,发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误,并且记账凭证同账簿记录的金额相吻合,应采用红字更正。更正的方法如下。

  ①先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证,并据以用红字登记入账,冲销原有错误的账簿记录。

  ②再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证,并据以用蓝字或黑字登记入账。

  【例】以现金支付银行利息800元,在填制记账凭证时,误记入“银行存款”科目,并据以登记入账。其错误记账凭证所反映的会计分录为:

  借:应付利息

  贷:银行存款

  该项分录应贷记“库存现金” 科目,在更正时,应用红字金额编制如下记账凭证进行更正。

  借:应付利息800

  贷:银行存款800

  错误的记账凭证以红字记账更正后,表明已全部冲销原有错误记录,然后用蓝字或黑字填制如下正确分录,并据以登记入账:

  借:应付利息 800

  贷:库存现金 800

  (2)根据记账凭证所记录的内容记账以后,发现记账凭证中应借、应贷的会计科目和记账方向都没有错误,记账凭证和账簿记录的金额也吻合,只是所记金额大于应记的正确金额,应采用红字更正。更正的方法是将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科日相同的记账凭证,并据以登记入账,以冲销多记金额,求得正确金额。

  【例】用银行存款4 000元购买办公用品,在填制记账凭证时,误记金额为40 000元。但会计科目、借贷方向均无错误。,其错误记账凭证所反映的会计分录为:

  借:管理费用 40 000

  贷:银行存款 40 000

  在更正时,应用红字金额36 000元编制如下记账凭证进行更正:

  借:管理费用

  贷:银行存款

  错误的记账凭证以红字记账更正后,即可反映其正确金额为4 000元。

  如果记账凭证所记录的文字、金额与账簿记录的文字、金额不符,应首先采用划线法更正,然后再用红字冲销法更正。

  3、补充登记

  补充登记又称蓝字登记。根据记账凭证所记录的内容记账以后,发现记账凭证中应借、应贷的会计科目和记账方向都没有错误,记账凭证和账簿记录的金额也相吻合,只是所记金额小于应记的正确金额,应采用补充登记法。更正的方法是将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证,并据以登记入账,以补记少记金额,求得正确金额。

  【例】用银行存款40 000元购买原材料,在填制记账凭证时,误记金额为4 000元,但会计科目、借贷方向均无错误。其错误记账凭证所反映的会计分录为:

  借:原材料 4 000

  贷:银行存款 4 000

  在更正时,应用蓝字或黑字编制如下记账凭证进行更正:

  借:原材料 36 000

  贷:银行存款 36 000

  错误的记账凭证以蓝字或黑字记账更正后,即可反映其正确的金额为40 000元。

  如果记账凭证中所记录的文字、金额与账簿记录的文字、金额不符,应首先采用划线法更正,然后再用补充登记法更正。

( 责编:Gary )
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